Ending Your Meeting Well

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by Randall Neighbour

When I ask cell members (not leaders) what they would love to see changed in their groups to improve it, the most often heard comment is, “We rarely end on time. Some meetings are THREE hours long!” What leaders must learn is one simple fact: You cannot cram seven days of Christ-centered community into one evening!

Problem: “Ministry time is time consuming in my group and I can’t keep it to a minimum.”

Solution, Part 1: Train your group members to briefly share prayer requests and keep the issue personal. So the member’s aunt in Phoenix needs prayer for upcoming surgery and he or she is going to visit her next week? The prayer request should be that the member is empowered by the Holy Spirit to minister to the aunt when he or she is there, not just for a successful surgical outcome for the relative.

Solution, Part 2: After a member shares a request, ask everyone to be quiet for a brief time and listen to the Holy Spirit. Then ask, “Who just heard from God that they should pray for this person?” The first one or two people will do! Invite them to move to another part of the house and to only pray for 10 minutes and return. Then ask if anyone else needs ministry tonight and repeat the process; but ask them to be back in 8 minutes. When people return, ask the person if they want/need more prayer. If so, turn to those who prayed for the person and invite them to coordinate a prayer time later in the week. Use the meeting time to discover needs and delegate the ministry to other members.

Problem: We start late and this causes us to end late.

Solution: In my last group, the meeting officially started at 6:30 pm and ended at 8:30 pm. Snacks are offered from 6:30 to 7 pm and we begin, even if there’s only three people in the room at 7 pm. Start by 7 pm regardless of the head count three weeks in a row, and most everyone will show up on time. I also end meetings on time by saying, “a few people are still praying for others, but if you need to leave, the meeting is officially over.” (Refrain from saying, “If you have to slip out, we understand.” Why? This sounds like the meeting isn’t over!). Remain consistent with start and end times.

Problem: We run late most weeks, but I can’t determine what’s doing it.

Solution: The source may be a combination of things. During your next 3-4 meetings, ask a clock-watcher in your group to time each portion of the meeting for you. Include time used for the icebreaker, worship, Bible application, ministry, and outreach times. If the icebreaker is the culprit three weeks in a row, ask the question, take off your wristwatch, hand it to the person on your left, and tell them you have 45 seconds to answer the question. Pass the watch around the room to the next person. If the worship is running long, ask your worship leader to sing fewer songs or repeat verses less (I know of a couple of cell churches where the group members are trained to enter into Christ’s presence with one or two songs!). If the application time is running long, remember you only need one right answer to a number of questions before you move on. Analysis is your friend… and employ other members to help with the analysis. By the way, if you don’t get your watch back after the icebreaker, go straight to ministry time to pray for the thief! 🙂

One good way to keep your meetings short and powerful is to think of them as “discovery” times for the group and you, its leader. You’re gathering to discover Christ in your midst, discover new things about one another, and discover how to reach friends for Christ. Discovery leads to action outside of the group meeting by members, for members, with members. Train everyone in the group to discover a need or opportunity during the meeting and fill it in the days to follow.

Randall Neighbour is the President of TOUCH Outreach Ministries (www.touchusa.org) and the author of The Naked Truth About Small Group Ministry: When It Won’t Work And What To Do About It. For more great tips on cell life and leadership, visit his blog at: www.randallneighbour.com

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Concluyendo bien la reunión

Por Randall Neighbour

Cuando le pregunto a miembros de la célula (no lderes) lo que les gustara ver cambiado en sus grupos para mejorarlo, el comentario que más se escucha es: “Rara vez terminamos a tiempo. Algunas reuniones demoran hasta 3 horas” Lo que los lderes tienen que aprender es un hecho muy simple: no se puede meter siete das de comunidad centrada en Cristo en una sola noche.

Problema: “el tiempo de ministerio esta consumiendo el tiempo en mi grupo y no puedo mantenerlo al mnimo. ”

Solución, Parte 1: Entrene a los miembros de su grupo a compartir brevemente las peticiones de oración y a mantenerlo de manera personal. As que la ta de unos de los miembros que vive en Phoenix necesita oración por una ciruga y él o ella la va a visitar la semana que viene. La petición de oración debe ser facultada por el Espritu Santo para ministrar a la ta, cuando él o ella esté ah, no sólo para un resultado quirúrgico sea exitoso para el familiar.

Solución, Parte 2: Después de que un miembro comparte una solicitud, pide a todos que hagan silencio por un breve tiempo y escuchen al Espritu Santo. Luego pregunte: “¿Quién escucho de parte de Dios que deben orar por esta persona?” La primera o segunda persona lo hará. Invtelos a pasar a otra parte de la casa y ore sólo por 10 minutos y regrese a la reunión. Luego, pregunte si alguien necesite ser ministrados esta noche y repite el proceso, pero pdales que regresen en 8 minutos. Cuando las personas regresen, pregunte a la persona si quiere/necesiten más oración. Si es as, vaya y ore por la persona e invtelos a coordinar un tiempo de oración durante la semana. Utilice el tiempo de reunión para descubrir las necesidades y delegar el ministerio a otros miembros.

Problema: Empezamos tarde y por eso terminamos tarde.

Solución: En el último grupo, la reunión empieza oficialmente a las 6:30 pm y termina a las 8:30 pm. Los refrigerios son ofrecidos de 6:30-7 p.m. y comenzamos, incluso si sólo hay tres personas en la habitación a las 7 pm. Comience a las 7 pm, independientemente de las semanas anteriores, y después casi todos llegaran a tiempo. También acabo las reuniones a tiempo, diciendo: “algunas personas todava están orando por otros, pero terminar la reunión en el tiempo oficial” (Como dice el dicho: “Si usted tiene que salirse, lo entendemos.” ¿Por qué? Esto suena como la reunión no ha terminado). Siendo coherente con los tiempos de inicio y fin.

Problema: terminamos tarde la mayora de los fines de semana, pero no podemos determinar lo que lo está ocasionando.

Solución: La fuente puede ser una combinación de cosas. Durante los próximos 3 a 4 reuniones, pide a alguien que sea el observador del tiempo en su grupo. Incluya en el tiempo el romper el hielo, la adoración, la aplicación de la Biblia, el ministerio, y los tiempos de alcance. Si el rompehielos es el culpable de tres semanas seguidas, pdale a alguien, que se quité el reloj, y déselo a la persona a su izquierda, y dgales que tiene 45 segundos para responder la pregunta. Pase el reloj en la habitación a otra persona. Si la reunión se demora mucho, pida a su lder de alabanza que cante menos canciones o repita menos  versos (sé de un par de iglesias celulares en donde los miembros del grupo están capacitados para entrar en la presencia de Cristo con una o dos canciones). Si el tiempo de aplicación demora, recuerde que sólo necesita una respuesta correcta a una serie de preguntas antes de seguir adelante. El análisis es su amigo… y emplee otros miembros para ayudar con el análisis. Por cierto, si usted no recibe su reloj después del rompehielos, vaya directamente al tiempo de ministración y ore por el ladrón:)

Una buena manera de mantener las reuniones cortas y poderosas es pensar que es un “descubrimiento” para el grupo y tú, eres el lder. Usted se está reuniendo para descubrir a Cristo en medio de ti, descubre cosas nuevas los unos a los otros, y descubrir cómo comunicarse con amigos para Cristo. El descubrimiento conduce a la acción exterior de la reunión del grupo de los miembros, para sus miembros, con los miembros. Entrene a todos en el grupo a descubrir una necesidad o una oportunidad durante la reunión y llénelos en los das que siguen.

Randall Neighbour es el presidente de los Ministerios de Alcance TOUCH (www.touchusa.org) y el autor de La verdad al desnudo sobre Ministerio de Grupos Pequeños: Cuando no va a funcionar y qué hacer al respecto. Para obtener más grandes consejos sobre la vida celular y el liderazgo, visite su blog en: www.randallneighbour.com

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